La transformation numérique des entreprises entraine souvent ces dernières à se pencher sur la question du “Digital Workplace”. En mêlant mobile, collaboration, cloud, BYOD et autres buzzwords, le “Digital Workplace” est souvent positionné comme “LA” digitalisation de l’espace de travail.

Aujourd’hui, le Digital Workplace, c’est la transposition des SMAC pour l’amélioration de l’efficacité des employés et de la compétitivité des entreprises.

Les SMAC, pour rappel, c’est Social / Mobile / Analytics / Cloud => Les 4 grands leviers technologiques qui transforment les façons de travailler.

Le problème? C’est que les points souvent mis en avant sont les faux enjeux.

La technique, à savoir les outils à faire cohabiter, s’inscrivent nativement dans une optique d’intégration au sein d’un ensemble de services. En conséquence, la complexité ne provient pas des outils.

Non, le plus gros point à adresser du Digital Workplace, c’est avant toute chose la transformation des mentalités (pour la digitalisation de l’esprit, on se référera à Neuromancer de William Gibson).

En effet, la numérisation de l’espace de travail implique avant tout la transformation des méthodes de travail : sans faire table rase des cahiers et des stylos, il s’agit principalement d’une intégration de la mobilité, de la collaboration temps réel, ainsi que de nouveaux modes d’organisation, comme le télétravail.

Évacuons en premier le point qui froisse: le faux enjeu technique

Le Digital Workplace, c’est donc avant tout l’orchestration de différentes briques techniques existantes, au sein d’un même écosystème.

L’une des briques fondamentales est le service d’identification, qui permet l’utilisation d’un seul identifiant pour l’utilisation de l’ensemble des services : il s’agit du Single Sign-On, un équivalent modernisé de l’Active Directory traditionnel.

Le Single Sign-On, au delà de l’aspect pratique pour l’utilisateur et pour la gestion des utilisateurs, permet avant tout la fédération des identités.

Cette fédération permet d’augmenter la simplicité d’utilisation de l’espace de travail numérique, mais aussi de faciliter la gestion de l’ensemble de l’écosystème par les administrateurs. La gestion des différents droits d’accès est aussi centralisée, permettant ainsi de gérer finement les aspects de sécurité.

Ce service sécurisé conditionne l’utilisation des différents services pour l’utilisateur final. Pour autant, seul, il ne suffit pas comme garantie de la sécurité des accès : il doit être utilisé avec une utilisation multi-facteurs pour limiter les risques d’accès non autorisés.
Attention : l’enjeu est d’adapter le niveau de sécurité aux données accessibles par les utilisateurs, et donc le niveau de sécurisation nécessaire.

Les communications unifiées sont aussi essentielles : le rassemblement des différents moyens de communication au sein de la même interface permet de gérer plus efficacement la relation avec les clients internes et externes… et permet de faciliter la gestion du parc des terminaux de communication.

Un autre aspect de ce service est la communication en interne, avec l’inclusion des services de collaboration notamment en temps réel.

La possibilité de collaborer en temps réel sur un même document ouvre de nouvelles possibilités : par exemple, en conjonction avec la vidéoconférence, il est possible de simuler une session de travail entre plusieurs collaborateurs répartis sur plusieurs sites pour faire émerger un budget ou une analyse de marché.

En effet, si l’on considère que les communications unifiées sont gérées par un identifiant central (permis par le SSO et la fédération des identités), la gestion de la flotte de communication est facilitée et réactive…ce qui est d’autant plus pratique lorsque le premier terminal de communication en entreprise est mobile (smartphones, tablettes, pc portables).

Un aspect essentiel à considérer est la facilité d’utilisation des outils : pour promouvoir les nouveaux outils et les nouveaux modes d’utilisation, notamment en mobilité, il faut proposer des interfaces intuitives et puissantes, adaptées aux terminaux des utilisateurs finaux.
Et ce, y compris pour l’utilisation des fonctions plus avancées, notamment pour affiner les cas d’utilisation des différents services (permis par les outils d’analytique pour l’ensemble des services).

Mais tout cela n’existe pas sans un ensemble d’APIs qui permettent l’intégration des services. Cette intégration est prévue nativement par ces différents services; ce n’est donc plus un facteur bloquant.

Ces aspects techniques sont déjà amplement traités par les différentes solutions disponibles sur le marché : la véritable question technique qui se pose est le choix des services qui répondront à votre besoin; la question de la disponibilité du service ou de son intégration est un débat qui n’est plus à l’ordre du jour.

Cependant, la réponse technique n’est pas pertinente si l’ensemble des utilisateurs finaux n’adhèrent pas à cette numérisation de l’espace de travail.

Et l’élément clé n’est pas la technique, mais la capacité à gérer le changement.

En effet, le Digital Workspace, c’est avant tout un changement de paradigme pour les employés : au lieu d’être pieds et poings liés à une chaise et un bureau, il s’agit d’une liberté retrouvée pour le choix de son lieu de travail et de ses outils, mais aussi de la façon de gérer sa productivité.

Pour cela, il faut d’abord établir une gouvernance capable d’appréhender l’ensemble des enjeux, aussi bien sur un plan technique qu’organisationnel, et qui dispose d’un soutien transversal provenant du top management.

Une vision doit imprégner l’ensemble du projet, avec une volonté managériale de faire évoluer les méthodes de travail. Une stratégie de déploiement est ensuite mise en oeuvre afin de faire évoluer les aspects techniques et surtout culturels; la gouvernance de ce projet de transformation profonde doit alors s’attacher au pilotage et au suivi de cette transformation.

En effet, le Digital Workspace entraîne la remise en question de l’organisation traditionnelle du travail. Pour cela, l’implication des équipes RH est donc indispensable pour former les employés et les managers à cette nouvelle façon de travailler.

Pour les employés, il s’agit de la possibilité de mettre en oeuvre des horaires plus adaptés à leur rythme de vie; pour les managers, de disposer d’équipes plus motivées mais qui ne sont plus physiquement au même endroit.

Cette flexibilité dans la composition des équipes, ainsi que la mise à disposition d’outils adaptés à des interfaces mobiles qui ne sont plus dépendant d’un seul terminal, permet de renouveler les cas d’usages de l’IT interne : les outils ne sont plus device-centric, mais user-centric. Cela signifie que l’utilisateur est au coeur de l’utilisation de l’outil, et qu’il n’est plus lié à une géographie précise.

Peu importe le terminal utilisé, peu importe l’endroit, l’utilisateur peut accéder à ses données et ses outils (avec les outils de sécurisation adéquats, évidemment).

Tous ces éléments s’inscrivent dans la gestion du changement, car c’est là que le danger réside pour les organisations : la numérisation de l’espace de travail dépasse la conception traditionnelle de l’informatique, et transforme la relation de l’employé avec le travail.

Pour cela, une approche globale qui dépasse l’outil s’impose pour vous permettre de réussir votre transformation.