Vous n’avez pas pu échapper à la soudaineté du changement de notre façon de travailler.

Nous étions habitué des locaux pour nous retrouver, de la pause autour du café et des transports fatigants. Nous sommes passés aux bureaux individuels, aux instants décontractés loin des yeux, le tout dans le confort de son habitation.

Si la situation n’a (sans doute) pas vocation à se pérenniser sous cette forme, aussi généralisée et intensive, l’urgence du confinement fait prendre conscience à chacun, employeurs et collaborateurs, de la nécessité de préparer une nouvelle façon de travailler.

L’objectif premier n’est pas d’anticiper une situation de crise, qui pourrait se reproduire maintenant que l’on a conscience de sa réalité ; mais bien de préparer “un nouveau normal”, à savoir une situation où le travail présentiel, à défaut d’être indispensable, doit avoir un autre rôle et où la nécessité du travail à distance est partagée par chacun des acteurs du monde du travail.

En préparant le pire, on prépare l’avenir

S’il est un service qui s’est véritablement imposé, il s’agit de la visioconférence. Assez largement dévalorisé auparavant, elle s’est posée comme un service incontournable pour conserver le lien avec les autres, et générer le semblant de contact avec les collègues qui est le propre de la vie de bureau.

Que ce soit pour les réunions normales, ou surtout pour les points quotidiens, les services de visioconférence ont montré la nécessité de bénéficier d’une expérience simple et d’excellente qualité, que ce soit au niveau de la vidéo ou de l’audio.

On peut noter la montée en popularité de services comme Jitsi, mais aussi les préoccupations nécessaires autour de la sécurité de ces services : les multiples questions autour de Zoom, et de son non-chiffrement de bout en bout des communications, pointent les limites de certains services et ont donné de nouvelles sueurs froides à tous ceux qui se sont battus contre le Shadow IT.

Le travail collaboratif avait déjà lieu auparavant ; les outils pour partager des documents sont pléthores et les éditeurs les ont proposés régulièrement. Et les collaborateurs s’en sont emparés pour faciliter leur travail en commun.

Le confinement n’a fait qu’exacerber cette tendance : les outils permettant de structurer les échanges entre membres d’une équipe sont essentiels pour canaliser et organiser le travail de l’équipe. Et ce, que ce soit de façon synchrone ou non.

En complément des échanges textuels, le travail en temps réel sur les documents ressort aussi renforcé de cette situation. Permettant de casser un peu l’isolement face au travail, en travaillant “à quatre mains” autour du même sujet, la collaboration temps-réel est un vrai levier dans le travail à distance pour garantir la qualité du travail de l’équipe.

Malgré tout, la préparation de ce nouveau normal passe aussi par la préparation du pire : à savoir, le Plan de Reprise d’Activité ou PRA.

Ce plan, qui doit détailler les mesures, moyens et procédures utilisés dans le cas d’une survenance d’une crise (peu importe sa nature), permet d’encadrer l’activité d’une entreprise et de ses collaborateurs pendant cette situation instable.

Anticiper l’incertitude, en se préparant à l’inattendu

L’existence de ce plan permet de rassurer chacun, et de faciliter la reprise de l’activité : au lieu d’avoir des décisions complexes à prendre en urgence, l’entreprise suit un plan d’actions, avec des outils clairement identifiés auxquels les collaborateurs ont été formés. Le but est d’opposer un plan connu et maîtrisé à un événement imprévisible.

Ce plan demande une réflexion en amont, avec l’identification des services critiques de l’activité, la mise en place de redondance des données, le déploiement de tout dispositif technique nécessaire pour assurer la sécurité de l’activité (VPN, authentification à multiples facteurs,…). Ensuite, il est nécessaire de le communiquer aux personnes clés de l’entreprise, et de les familiariser avec son fonctionnement. Idéalement, le PRA a été conçu avec leur participation. Enfin, il est primordial d’avoir préparé les collaborateurs à cette situation, et de les avoir formés aux outils qui assureront la continuité de l’activité.

Précipitation = Vitesse – confiance – sécurité – organisation?

L’urgence a permis de trouver des solutions à un problème récurrent : comment améliorer la flexibilité du fonctionnement de l’entreprise. Ce problème a souvent été écarté au profit d’un plus général “améliorer la flexibilité de l’entreprise”, qui vise plus souvent à “faire mieux avec moins” plutôt qu’améliorer l’existant.

Les solutions, a priori temporaires car retenues pour répondre à l’urgence, vont être amenées à intégrer le SI de l’entreprise, que ce soit avec l’accord de la DSI ou par le Shadow IT des utilisateurs.

L’enjeu est d’encadrer la rencontre entre le besoin et l’usage, et de le pérenniser de façon sécurisée.

Techniquement, on doit faire un bilan : les services Cloud sortent les grands gagnants du confinement. Faciles à utiliser, rapides à mettre à disposition, simples à maintenir (car sans maintenance), la commodité d’utilisation du Cloud et sa flexibilité face aux besoins des utilisateurs ne font que renforcer, si cela était nécessaire, combien ce type de services n’est pas nécessaire pour une entreprise, mais indispensable.

Malheureusement, le prix à payer est lourd pour les entreprises : adoptés dans la précipitation, sans validation préalable sous quelque forme que ce soit par les équipes IT, avec l’absence de tout conseil des équipes de la sécurité IT, le recours incontrôlé à ces services Cloud a fait courir des risques très forts à tous les utilisateurs.

La recrudescence des campagnes d’hameçonnage ne fait que valider ce constat, face à des utilisateurs finaux qui ne sont pas assez familiarisés aux outils, et aux risques qu’ils encourent.

Cela doit faire prendre conscience que le Cloud ne s’improvise pas, et que la modernisation de l’activité de l’entreprise par sa transformation numérique s’accompagne nécessairement et sans aucune contestation d’une formation et d’une sensibilisation des utilisateurs finaux aux nouveaux outils et aux risques IT.

Le recours plus extensif au travail à distance ne peut fonctionner qu’avec une responsabilisation accrue des utilisateurs finaux. Et cela ne peut se produire qu’avec un accompagnement technique et humain par l’entreprise.

La réconciliation entre les outils et les humains permet d’encourager une organisation du travail innovante et ingénieuse, plus à même de répondre aux enjeux des collaborateurs en quête d’un équilibre entre le temps passé sur le lieu de travail et le temps consacré à sa famille : le confinement, et la découverte du télétravail, montre qu’il est possible de concilier les exigences de l’activité de l’entreprise avec un travail du collaborateur à distance, proche de sa famille, sans pour autant dénaturer le lien avec le monde du travail.

Construire la façon de travailler de demain

La conséquence immédiate du confinement est qu’il faut proposer et organiser une nouvelle façon de travailler, axée autour du télétravail et de la flexibilité.

Les services Cloud ont encore démontré leur capacité à délivrer le bon niveau de service pour répondre aux besoins des entreprises.

Cependant, les risques encourus sont importants; non pas à cause de ces services, mais de l’absence de préparation des entreprises devant cet enjeu.

Plus que jamais, la question de la confiance, et l’enjeu de la sécurité, sont incontournables.

Proposer un nouveau mode d’organisation du travail repose sur une organisation humaine à préparer et encadrer, avec en ligne de mire un fonctionnement nominal y compris lors d’une crise. 

Les services Cloud sont adaptés pour répondre à ce besoin et soutenir cette organisation, à condition d’être sélectionnés, validés et bornés avec les outils permettant de générer la confiance et la sécurité nécessaire pour l’activité de l’entreprise.